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为进一步规范我局行政审批服务档案立卷归档工作，在征求市委档案办、市档案馆意见后，对《聊城市行政审批服务局行政审批服务档案立卷归档管理办法》进行了修订，现印发给你们，请遵照执行。

                       聊城市行政审批服务局

                       2020年5月6日

聊城市行政审批服务局

行政审批服务档案立卷归档管理办法

第一章   总 则

第一条  为了加强对行政审批服务实施过程中形成的业务档案进行收集、整理和管理，规范行政审批服务行为，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《山东省行政许可档案管理办法》有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条  市行政审批局实施的行政审批服务事项的档案立卷归档工作，适用本办法。

第二章   归档内容和要求

第三条  行政审批服务档案应齐全、完整，已破损的申报材料应予修复，字迹模糊或易退色的文件应予复制，所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存要求。

第四条  归档内容

（一）行政机关实施行政许可过程中直接形成的书面文字材料，如申请表、审批流转单、受理通知书、现场勘察笔录、整改意见书、现场审核表、现场验收报告、听证记录及许可证正本存根等。

（二）申请人依法应提交的所有文字、图表和照片等材料。如营业执照、负责人身份证明材料、彩色效果图、安全检测报告、规划许可文件、法规要求上报文件等。

（三）法律法规规定的其他材料。

第五条  归档要求

（一）卷内文书应当使用钢笔、签字笔等宜于长期留痕的工具。申请人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，应复印一份，连同原件一同入卷。

（二）行政审批服务结果关系到申请人或其他利害关系人的人身、财产权益时，卷内材料为复印件的，应与原件核对后加盖“与原件核对无误”印章或由原件持有者签注“与原件核对无误”。

（三）申请材料中同一项目内容的填写应前后一致，不得自相矛盾。

（四）申请材料中不得使用不利于档案保存的材料，如热敏纸传真件等，字迹耐久性差的须复印后上报。

（五）行政审批服务档案标准纸型为A4规格纸张，小于A4纸张的材料(如照片、标签等)需粘贴在A4纸的右上方，大于A4纸的材料(如图纸、营业执照复印件等) 需折叠为A4纸大小，要尽量减少折叠次数，折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。

（六）申请材料中所有外文材料（包括产品、生产企业和申请单位名称）的，应译为规范的中文，并将译文附在相应的外文之后。

（七）申请人提交检测报告，应为具备相应检测资质的技术服务机构出具。

（八）申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题，内容较多时应加封皮说明，各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。

（九）申请人提供的证明材料中不是单份文件时，应将同一内容文件按“正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后”的顺序排列。

第三章   立卷归档

第六条  行政审批服务档案应当分类归档，实行一案一卷、一卷一号制度。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，可以实行一案二卷，分正卷和副卷。

第七条  当场作出行政审批服务决定的事项或者归档文件材料较少的，可以合并组卷，组卷的数量由各科室根据实际情况确定。

合并组卷的，应按照行政审批服务事项分别整理，并依据办结时间的自然顺序进行排列；同一行政审批服务事项中，可以按新申领、变更、延续、补办、不予办理等情形分类并按顺序号进行整理归档，也可以不再分类直接按办结时间顺序编号。

第八条   立卷归档要遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，体现动态管理过程，便于保管和利用。行政许可档案可按以下顺序排列：

（一）卷内文件目录；

（二）行政审批决定书、审批流转表和许可证（批）件复印件；

（三）审查过程中形成的、以及收集的相关书面材料，包括检查（勘察、评审）笔录、整改意见书、公示文书、专家评审资料、现场验收报告、准予（不予）行政审批（延续、变更）决定书或批复、撤回（撤销、注销）决定书等；

（四）材料补齐补正告知书、受理或不予受理通知书、一次性告知材料等。

（五）听证材料，包括听证告知书、申请书、通知书、公告、笔录等；

（六）延期办理和批复文书；

（七）申请人提交的申请材料：

1.申请表或申请报告；

2.申请人及委托代理人的身份证明、委托书；

3.营业执照或企业名称核准材料；

4.经营场所有效使用证明（租赁合同、房产证等）；

5.经营场所地理位置图、平面图、施工图等；

6.从业人员一览表及资质证明等；

7.管理组织机构及制度；

8.其他材料（检测报告等）。

（八）备考表。卷内备考表内容应包括：

1.本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁、组卷等情况；

2.立卷人：由责任立卷者签署；

3.检查人：由档案质量审核者签署；

4.立卷时间：完成档案立卷的日期。

第九条  在许可审批服务证件（批件）使用期内，年审复核、变更等材料可以归入该许可证使用周期申办的档案内，也可以按许可审批服务事项单独立卷；许可审批服务证件（批件）到期换发的申请材料立新卷。

第十条   行政审批服务档案封面使用统一规定的卷宗封面，档案装订无金属物。

第十一条  卷内文件有图文的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编号，空白页不编号。页号用铅笔以阿拉伯数字编写。

第十二条   行政审批服务档案应编号，编号规则执行《山东省行政许可档案管理办法》第十四条规定，具体如下：

行政审批服务档案编号：全宗号-目录号-案卷号。

1.全宗号：按市档案馆给定的全宗代码“0234”

2.目录号：由档案类别·科室代码·科室事项代码·年份组成，示例：“SCZR（科室代码）·XK（许可档案）·01（科室某事项代码）·2020（年份）”

3.案卷号：本年度此类事项发生的数量

第十三条  行政审批服务档案归档文件材料较多时，可以一案多卷，但应当使用分卷号予以区别，格式为：档案编号+（序号）。

第十四条  对于业务发生量较大、档案资料较多的科室，可申请购买服务协助整理归档。购买服务费用应提前编制预算，纳入部门预算管理后实施。

第四章   档案的保管

第十五条  市行政审批局应开辟专门场所用于审批服务档案的保管。办公室负责提供符合档案保管要求的场所；政务服务管理科负责统筹协调审批服务档案管理和利用工作，根据审批科室档案情况分配档案保管场地。

第十六条  行政审批服务档案须明确专人负责归档文件保管、调用和向有关部门移交等登记工作。

第十七条  各行政审批业务科室应当在行政审批事项办结后1个月内对档案材料按档案整理要求进行归档，每月向档案保管员进行移交。

第十八条  行政审批服务档案应建立借阅登记制度，严格按要求履行登记手续，

第十九条  借阅中不得在档案资料上加注、勾划、涂改、折迭，未经允许不得擅自复制、公布档案资料，确因工作需要复制、公布档案资料的，须经单位主要负责人批准。 

第二十条  行政审批服务档案不得外借，外单位人员因公需查阅行政审批服务档案时，应持单位有效证明文件，经主管领导批准后方可查阅，但不得将档案带离档案室。

第二十一条  因审批业务争议调取档案的，档案内容由审批科室负责解释或处理。

第二十二条  行政审批服务档案保存期限应符合国家相关部委及档案管理有关标准和要求的规定；尚未出台相关规定的，应根据行政审批事项的性质确定档案保存期限。

第二十三条  国家相关部委对行政审批档案立卷归档有特殊要求的，从其规定。

第二十四条  本办法自发布之日起施行，原《聊城市行政审批服务局行政审批服务档案立卷归档管理办法》（聊行审字〔2019〕3号）自本办法发布之日起废止。

关于印发《聊城市行政审批服务局行政审批服务档案立卷归档管理办法》的通知.docx